Como se tornar um comunicador eficaz

Ao identificar por que as equipes são bem-sucedidas, frequentemente destacamos suas práticas e sistemas. Contudo, outra razão provavelmente tão importante, é que estas equipas têm pelo menos um comunicador eficaz nas suas fileiras. 

Ao contrário do que alguns acreditam, ninguém nasce sabendo os meandros da comunicação profissional. Em vez disso, o sucesso de um comunicador forte resulta de um conjunto específico de características e habilidades. 

Isso significa que com bastante boa vontade e esforço, você poderá superar as dificuldades de comunicação e atingir seus objetivos. Para apontar a direção certa, discutiremos:

• Algumas das características mais comuns dos comunicadores e
• Nossas melhores dicas para garantir que sua voz seja ouvida.

Com isso em mente, vamos mergulhar.

O que é um comunicador eficaz?

Os comunicadores eficazes expressam os seus pensamentos com clareza, mas também estão atentos às reações dos outros. 

No entanto, pessoas com habilidades de comunicação exemplares fazem mais do que escolher cuidadosamente suas palavras. 

Antes de nos aprofundarmos em suas outras qualidades, abordaremos brevemente a importância de uma comunicação eficaz. 

Por que a comunicação eficaz é importante?

Uma boa comunicação é uma ferramenta inestimável, quer você esteja tentando melhorar sua vida pessoal ou profissional.  

Mais notavelmente, ter excelentes habilidades de comunicação pode ajudá-lo a:

• Ganhar confiança, 
• Minimizar conflitos e mal-entendidos,
• Reforçar o trabalho em equipe,
• Aumentar o envolvimento dos funcionários, 
• Promover a inovação e
• Aumentar a produtividade.

No entanto, a comunicação é uma interação de vários fatores e aprender como transmitir a sua mensagem pode ser um desafio. 

Então, por que as interações parecem fáceis quando você observa aqueles que têm uma compreensão firme de todos os elementos da comunicação? 

O que parece ser uma capacidade inata de falar claramente normalmente resulta de várias características que conduzem a uma comunicação frutífera. Vamos discuti-las com mais detalhes.

As características dos comunicadores eficazes

Observar os outros é uma das maneiras mais simples de aprender como se tornar um melhor comunicador. 

Comunicadores fortes compartilham várias qualidades, independentemente da sua idade, formação e nicho profissional. 

Consequentemente, eles superam obstáculos rapidamente e evitam falhas de comunicação. 

Agora, vamos discutir suas características mais notáveis ​​e usar essas informações para entender melhor o que torna um comunicador eficaz. 

Característica nº 1: Confiança

A confiança tem um impacto significativo no sucesso profissional, e alguns psicólogos sugerem que ela é composta de dois elementos:

• Locus de controle e
• Auto-eficácia.

O termo “locus de controle” significa a crença de uma pessoa na sua capacidade de mudar as suas circunstâncias. Podemos extrair confiança de um locus de controle interno ou externo. Quando é interno, acreditamos que o sucesso vem do nosso esforço e ações. 

Por outro lado, quando recorremos a um locus de controle externo, pensamos que elementos fora do nosso controle determinam o nosso destino. 

Comunicadores fortes tendem a ter um locus interno, o que explica os seus elevados níveis de autoconfiança mesmo diante das adversidades. 

A auto-eficácia, outro princípio de confiança, é a nossa crença de que podemos prosperar em circunstâncias específicas. Por exemplo, comunicadores confiantes têm maior probabilidade de esperar um resultado positivo ao lidar com uma tarefa difícil. 

A auto-eficácia permite que as pessoas respondam racionalmente às críticas, e você pode promovê-la:

• Pedindo feedback,
• Concentrando-se em conclusões positivas de suas experiências e
• Minimizando o diálogo interno negativo. 

Além dos pontos acima, existem outras maneiras de aumentar a confiança, incluindo:

• Ser você mesmo: não diga algo porque acha que vai atrair os outros. Você apenas criará estresse e tensão desnecessários e ficará preso em um ciclo desagradável de agradar as pessoas. 
• Manter contato visual: Comunicadores eficazes sabem que dicas não verbais são tão importantes quanto as suas palavras. Assim, eles usam o contato visual para reforçar o tom emocional de suas mensagens. 

Mesmo que sua confiança não esteja onde gostaria, você ainda pode se comunicar de forma eficaz seguindo este conselho. 

Mudanças graduais causam um grande impacto ao longo do tempo, e em breve você não precisará mais se preocupar com a síndrome do impostor prejudicando sua autoconfiança. 

Exemplo de confiança

Para ver como a confiança beneficia a comunicação, nos juntaremos a Lexie(gerente de produto) em uma reunião de equipe. 

Durante a reunião, Lexie propõe uma nova estratégia para a conclusão de um projeto. No entanto, alguns membros da equipa levantam preocupações sobre a viabilidade do plano. 

Em vez de se tornar combativa, Lexie ouve atentamente o feedback deles e faz perguntas esclarecedoras para entender a posição deles.

Depois de ouvir as opiniões, Lexie explica calmamente a lógica por trás de sua proposta e fornece exemplos concretos de como a estratégia funcionou com sucesso antes. 

Ela também convida os membros da equipe a oferecer sugestões de melhorias e incentiva o diálogo aberto.

Ao apoiar sua ideia enquanto ouve ativamente o feedback e incentiva a colaboração, Lexie comunica efetivamente sua visão e capacita a equipe a colaborar para alcançar seu objetivo comum. 

Característica nº 2: Assertividade

Poucas interações produzem os resultados desejados sem o nível adequado de assertividade. 

Além disso, esta habilidade social é crucial para uma comunicação eficaz e é um dos estilos de comunicação mais frutíferos que uma pessoa pode adotar. 

Comunicadores assertivos podem:

• Apresentar sentimentos e ideias positivas e negativas de forma direta, honesta e aberta,
• Afirmar os seus direitos e opiniões, respeitando ao mesmo tempo os direitos e opiniões dos outros, e
• Assumir a responsabilidade por suas ações sem se desviar da culpa.

Como resultado, pessoas com esse estilo de comunicação podem promover um ambiente de trabalho que envolva:

• Menos estresse,
• Mais confiança,
• Mais segurança e
• Melhor comunicação em geral.

Para se tornar mais assertivo, procure ser:

• Claro,
• Direto e 
• Honesto.

Além disso, antes e depois de se comunicar com outras pessoas, pergunte-se o seguinte:

• O que essa pessoa exige de mim?
• Como me sinto em relação a esta situação?
• O que meu interlocutor pensa e sente sobre essas circunstâncias?
• Qual ​​canal de comunicação atende melhor às nossas necessidades  — e-mail, chamada de voz ou chamada de vídeo?

Uma das maneiras mais simples de desenvolver assertividade é usar o script DESC. O significado desta sigla é:

• Descrever: Descreva a situação de maneira imparcial e objetiva. 
• Expressar: Exponha seus pensamentos e sentimentos sobre a situação. 
• Especificar: Diga qual resultado é o mais desejável. 
• Consequências: Especifique as consequências positivas e negativas. 

O script DESC deve permitir facilitar a comunicação eficaz, diminuindo a raiva e a atitude defensiva. A raiva, em particular, é uma emoção forte e uma das barreiras de comunicação mais comuns. 

Exemplo de assertividade

Como um comunicador assertivo reagiria no trabalho quando se sentisse sobrecarregado?

Vejamos Karen, gerente de projetos de uma grande empresa que executa 50 projetos de clientes por ano. 

Seu chefe quer que ela assuma o projeto mais importante da empresa naquele ano porque acredita que ela é mais do que capaz de lidar com o projeto. 

Karen concorda em assumir o projeto, mas imediatamente se sente sobrecarregada ao receber os materiais e os prazos. 

Ela quer ter um bom desempenho e não quer decepcionar seu cliente ou chefe, mas não consegue terminar sozinha todo o trabalho que lhe foi atribuído. 

Então, ela manda uma mensagem explicando sua posição.

O chefe concorda que a carga de trabalho não é realista. Ele admira a determinação de Karen em concluir um número menor de projetos com maior qualidade, em vez de mergulhar em vários projetos e deixar metade deles inacabados.

Juntos, eles identificam o projeto que o chefe pode delegar a outro gerente de projeto, liberando assim o tempo de Karen para se concentrar em seu mais novo projeto.

Característica nº 3: Inclusão

Comunicadores qualificados levam em consideração todos os participantes da comunicação. Além disso, eles:

• Respeitam diferentes pontos de vista,
• Ouvem aqueles que discordam de seus argumentos, 
• Compartilham suas ideias livremente,
• Não se esquivam de conversas difíceis e
• Inspiram outros a fazerem o mesmo. 

Podemos ver que alguns dos traços mais significativos da inclusão constituem o que podemos chamar de quadro EACH. A sigla significa 4 componentes:

• Empatia: Estipula o reconhecimento das necessidades e sentimentos dos outros sem julgamento. 
• Autenticidade: Envolve expressar suas necessidades e emoções de forma transparente e ao mesmo tempo respeitar os outros. 
• Coragem: Isso requer falar abertamente e assumir riscos em situações difíceis. Obriga os comunicadores eficazes a sair da sua zona de conforto e a enfrentar os problemas com compreensão e compaixão. 
• Humildade: Permite-nos reconhecer que cada um tem uma perspectiva única e que ninguém está sempre certo. Também nos permite permanecer receptivos ao feedback e aprender com os outros. 

Alinhar o nosso comportamento com este modelo pode criar uma cultura de capacitação que gera uma comunicação eficaz. 

Além disso, ajuda-nos a superar diferenças e a construir relacionamentos fortes, que deveria ser o objetivo de todos os comunicadores eficazes. 

Exemplo de inclusão

A inclusão é um recurso poderoso para comunicadores eficazes em posições de liderança. 

Vamos analisar como isso ajuda Karen, uma líder de equipe, a alcançar uma nova contratação. 

Embora o funcionário esteja na empresa há 3 meses, Karen percebeu que ele ainda enfrenta dificuldades com a carga de trabalho. Assim, em vez de repreendê-lo imediatamente e exigir justificativas, Karen abre a comunicação com empatia e humildade. 

Observe que não há culpas ou exigências. 

Em vez disso, o objetivo da mensagem de Karen é inspirar o funcionário a falar sobre as suas necessidades sem medo. 

Característica nº 4: Participação no ciclo de feedback

O ciclo de feedback refere-se a como recebemos e respondemos às mensagens durante a comunicação. Em vez de simplesmente rejeitar ou aceitar informações, os comunicadores eficazes dedicam tempo para analisá-las e compreendê-las ativamente. 

Consequentemente, eles podem encontrar maneiras de motivar e orientar seus colegas de trabalho e membros da equipe. 

Como o feedback se baseia na comunicação que fortalece os relacionamentos, devemos saber solicitar e fazer críticas construtivas. 

Tenha em mente que dar feedback nunca deve ser:

• Feito em público,
• Usado como punição, ou
• Feito de forma agressiva ou sem assertividade. 

Em vez disso, tente seguir o modelo GROW durante sua próxima sessão de feedback. O modelo foi inspirado por Timothy Gallwey, um famoso treinador de tênis, que usou uma estratégia semelhante para ajudar seus jogadores a melhorar seu desempenho.

A sigla significa:

• Goals (Metas),
• Reality (Realidade),
• Options (Opções) e
• Way Forward (Caminho a seguir).

Assim, a adoção do método envolve as seguintes etapas:

• Definir os objetivos que se espera que uma pessoa atinja,
• Concordar sobre os fatos que apoiam os objectivos,
• Rever todas as opções antes de chegar a uma decisão conjunta, 
• Decidir quais ações devem ser tomadas e
• Estabelecer prazos claros.

Os comunicadores que usam o modelo GROW realizam sessões produtivas de feedback e trabalham para motivar seus colegas de trabalho. Além de serem claros e diretos, também estão atentos à linguagem corporal para evitar uma reação negativa do interlocutor. 

Exemplo de feedback

A aplicação do modelo GROW durante as sessões de feedback permite que os comunicadores encontrem maneiras de resolver problemas urgentes rapidamente. 

Veja como John, chefe de uma equipe de vendas em uma pequena empresa, resume seus insights após uma reunião.

A equipe agora está consciente das suas novas responsabilidades e também sabe quem os ajudará no cumprimento das suas funções. 

Na próxima reunião, eles poderão partilhar o seu progresso e ver se esta estratégia está conduzindo-os ao resultado desejado. 

Característica nº 5: Autoconsciência

Autoconsciência é exatamente o que parece – a capacidade de estar ciente de si mesmo como você é e de se ver da maneira mais clara e objetiva possível por meio da reflexão e da introspecção. 

De acordo com algumas pesquisas, a autoconsciência é crucial para a comunicação no local de trabalho e para o bem-estar geral.

A psicóloga organizacional Tasha Eurich estudou essa habilidade de comunicação elusiva e descobriu que a maioria das pessoas tende a pensar que são autoconscientes. Ainda assim, apenas 10–15% realmente são, como ela expôs em um artigo da HBR.

Além disso, ela reconhece dois tipos de autoconsciência:

• Autoconsciência interna: A maneira como nos vemos (nossas aspirações, valores, paixões, etc.) e nosso impacto nos outros e
• Autoconsciência externa: A compreensão de como as outras pessoas nos percebem.

Nenhum desses tipos é superior ao outro e ambos são igualmente cruciais para uma comunicação bem-sucedida. 

A autoconsciência interna nos permite entender o que queremos e precisamos e como comunicar isso. Em contraste, o tipo externo nos ajuda a ver as coisas da perspectiva da outra pessoa e a ajustar nosso comportamento de acordo.

Aqui estão algumas práticas a serem adotadas se você deseja desenvolver sua autoconsciência:

• Avalie seus objetivos e motivos: Pense por que você está se comunicando, o que espera alcançar, se tem uma agenda oculta, como se sente em relação ao seu interlocutor e similares. 
• Peça a amigos e familiares para descrevê-lo: Peça ao seu círculo de amigos e familiares de maior confiança para lhe dar uma visão honesta de você como comunicador, com ênfase especial no que você pode melhorar.
• Peça comentário aos colegas: Escolha os colegas de trabalho que provavelmente lhe darão feedback honesto e atencioso e pergunte-lhes como melhorar a comunicação. Se seus níveis de autoconsciência estiverem baixos, você poderá se sentir magoado e surpreso com os comentários que ouve no início, mas reconhecê-los é vital para se tornar mais autoconsciente.

Exemplo de grande autoconsciência

Para comunicadores fortes, a autoconsciência é uma ferramenta que muitas vezes os alerta quando mudar de assunto. 

E para Mike, isso significa não falar sobre um de seus assuntos favoritos. 

Mike está na sala de descanso do trabalho, almoçando e conversando com um novo colega de trabalho. 

Uma discussão sobre o congestionamento do trânsito naquela manhã leva Mike a começar a falar sobre um grande interesse dele: carros esportivos.

Ao explicar por que determinado carro esportivo é seu favorito, ele percebe que seu interlocutor parece distraído e entediado com o assunto. 

Ele encerra, pede desculpas por ter se empolgado e pergunta ao novo colega como ele está se saindo até agora em seu novo emprego.

Característica nº 6: Respeito

O respeito é um elemento importante na comunicação — de acordo com o relatório The Human Era @ Work, até 63% dos funcionários afirmam que ser tratados com respeito por seus líderes os torna mais satisfeitos com seus empregos. No entanto, uma pesquisa que abrangeu 20.000 funcionários em todo o mundo mostrou que metade dos funcionários não se sentem respeitados por seus chefes. 

Comunicadores fortes exigem e emitem respeito durante suas interações. 

Afinal, você terá dificuldade em descobrir como se tornar um comunicador eficaz no trabalho se seus colegas se sentirem desrespeitados. 

Para mostrar respeito pelos outros:

• Seja educado: Boas maneiras são sempre necessárias, por isso não deixe que um dia ruim influencie a forma como você trata os outros.
• Ouça com atenção: A comunicação é uma via de mão dupla, então não se esqueça de ouvir tanto quanto fala.
• Evite a negatividade: Nunca insulte ou zombe das ideias de outras pessoas, mesmo que se sinta frustrado com elas.
• Fale com as pessoas (não sobre elas): Se você tiver um problema com uma ideia, discuta-o diretamente com a pessoa que teve a ideia, e não pelas costas.
• Evite criticar: Discordar de uma ideia é bom - mas criticar uma ideia e tratar com condescendência a pessoa que a teve só pode prejudicar seu relacionamento profissional com essa pessoa.
• Trate as pessoas com igualdade: Não importa se alguém é um executivo sênior experiente ou um especialista júnior que acabou de chegar à empresa. Se ambos forem convidados para uma reunião para compartilhar ideias, ouça ambos com igual respeito.

Exemplo de respeito

Connor é um jovem desenvolvedor de software novo na empresa. No entanto, ele trabalhou em 5 produtos de sucesso até agora e tem muita experiência para compartilhar. 

Durante uma reunião stand-up, a equipe começa a falar sobre um bug recorrente que eles parecem não conseguir consertar.

Connor fala porque passou por problemas semelhantes ao trabalhar em seus produtos anteriores. 

Mas a maior parte da equipe o rejeita antes que ele possa ter uma ideia completa, porque eles não o conhecem e ele é jovem. Então, eles presumem que ele é “apenas um cara novo”” que decidiu conversar para que outras pessoas o notem. 

O líder da equipe está familiarizado com a história de Connor, então ele interrompe a discussão para deixar Connor falar o que pensa. 

Liderados pelo exemplo do líder da equipe e, finalmente, impressionados com o que Connor tem a oferecer, o restante da equipe ouve em silêncio e evita criticar o que não entende sobre sua ideia. 

Quando Connor termina de explicar sua ideia para a solução, o líder da equipe aponta um pequeno problema logístico no plano de Connor. Mas, juntos, a equipe encontra uma solução para o bug.

Característica nº 7: Empatia<span class="ez-toc-section-end"

Um relatório de 2021 da Ernst & Young LLP observa que cerca de 46% dos funcionários acham que os esforços de seus empregadores para praticar e promover a empatia são desonestos. 

No entanto, vale a pena perseguir a empatia, como fica evidente pela forma como ela beneficia o local de trabalho. De acordo com o Relatório de 2022 Workplace Empathy Mental Health, os profissionais de RH acreditam que a empatia é propícia a um ambiente psicologicamente seguro, e pode: 

• Aumentar a motivação dos funcionários em até 74%,
• Melhorar o processo de seleção de candidatos a empregos de alta qualidade em 55%, e
• Baixar as taxas de rotatividade em 54%. 

Outros benefícios que a empatia traz incluem:

• Um aumento geral na produtividade,
• Melhor compreensão de outras pessoas,
• Maior competência cultural e
• Melhores relacionamentos profissionais.

Além disso, a empatia é uma das características definidoras dos comunicadores eficazes. 

Para se tornar mais empático na comunicação, você precisará:

• Praticar a escuta, a abertura e a compreensão,
• Ter cuidado com sinais de esgotamento, excesso de trabalho e workaholismo em outras pessoas,
• Mostrar interesse nas ideias e desafios dos colegas,
• Demonstrar a disposição de ajudar onde puder e
• Apoie colegas que estão passando por uma perda pessoal.

Exemplo de empatia

Xavier é professor de química na escola primária local há 5 anos – e acabou de perder seu irmão gêmeo em um acidente de carro. Seus colegas entendem que este é um momento difícil para Xavier e têm empatia por ele.

Os professores de matemática e música passaram por perdas pessoais semelhantes no ano passado, então se ofereceram para levar Xavier para almoçar e conversar sobre qualquer coisa que ele quisesse discutir para processar a perda. 

Outros colegas foram igualmente compreensivos e abertos a conversar. Sempre que Xavier queria falar sobre sua perda, eles ouviam.

O reitor da escola até enviou um convite aberto a Xavier caso ele queira discutir sobre suas férias. 

Além disso, a psicóloga da escola apresentou suas condolências e disse que Xavier poderia ir ao escritório dela sempre que quisesse conversar. 

Xavier se sente grato pelo apoio dos seus colegas durante este período difícil. Ele está feliz por ter assumido o cargo nesta escola em vez de ir para o exterior há 5 anos.

Característica nº 8: Controle de emoções

As emoções desempenham um papel significativo na comunicação – especialmente se considerarmos a frequência com que as pessoas tomam decisões apenas com base em como se sentem. 

Podemos identificar emoções positivas, negativas e mistas.

A Broaden-and-Build de Frederickson se concentra em emoções positivas, destacando sua importância na comunicação no local de trabalho. 

De acordo com esta teoria, emoções positivas como alegria e gratidão expandem nosso repertório de pensamento-ação. Consequentemente, eles levam a um aumento em:

• Abertura a novas experiências,
• Criatividade,
• Flexibilidade,
• Estratégias de enfrentamento,
• Resiliência e
• Suporte social. 

Por outro lado, as emoções negativas estão frequentemente associadas a interações mais desafiadoras. Eles podem incluir sentimentos como:

• Raiva, 
• Frustração, 
• Tristeza, 
• Ansiedade, ou 
• Medo.

Essas emoções nos levam a tomar decisões imprudentes ou a nos envolver em conflitos no local de trabalho. 

Na comunicação, as emoções negativas podem ser mistas e ter efeitos positivos e negativos. 

Comunicação eficaz significa gerenciar emoções positivas e negativas, aproveitando ambas a seu favor. Para aprender como controlar seus sentimentos:

• Identifique suas emoções: Se tudo que você sabe é que está se sentindo chateado ou desequilibrado, você precisa identificar o que está sentindo, quando o sentimento começou, o que o desencadeou, etc.
• Reconheça e aceite seus sentimentos: Manter o controle de suas emoções não é o mesmo que reprimi-las. Os psicólogos concordam que sentir os nossos sentimentos é essencial para o nosso bem-estar porque nos aponta para um problema que precisa de ser resolvido.
• Reformule seus pensamentos: Se você entrar em uma situação (por exemplo, um evento de networking de negócios) com uma atitude negativa (“Ninguém lá vai gostar de mim”), você estará estabelecendo uma lente através da qual verá a experiência. Aconselhe-se como faria com um bom amigo em tal situação. Você aceitaria o medo irracional de que ninguém gostasse deles ou os aconselharia a permanecerem abertos para experiências positivas?

Exemplo de controle emocional

Vamos dar uma olhada em Sarah, uma estagiária de controle de qualidade em uma grande empresa de tecnologia, para ver como as emoções negativas podem causar estragos em nossa saúde mental. 

Até agora, Sarah recebeu elogios de seus colegas e gerente e está, no geral, feliz com seu desempenho na equipe. 

Mas, alguns dias antes da próxima reunião da equipe, seu gerente pede que ela fale sobre suas experiências e o que pensa sobre suas tarefas anteriores. A ideia de falar na frente de todos deixa Sarah nervosa, e ela não consegue parar de duvidar de si mesma. 

Na véspera da reunião, ela se senta para refletir sobre suas emoções. Depois de examinar seus sentimentos, ela percebe que falar em público sempre foi um ponto sensível para ela. 

Ela sabe que deu o melhor de si no trabalho e não tem motivos para duvidar de sua competência. Como ela reconheceu esses sentimentos, ela descreve o que falará na reunião e se sente muito melhor depois. 

Característica nº 9: Gerenciamento de estresse

Embora o gerenciamento do estresse possa não parecer uma habilidade de comunicação típica, ainda é uma habilidade que os comunicadores fortes usam em seu benefício. 

Quando está sob estresse, é mais provável que você:

• Preste atenção insuficiente a uma conversa,
• Não entender ou comunicar mal algo,
• Diga algo de que você se arrependerá mais tarde e
• Entre em conflitos improdutivos.

Por outro lado, estar menos estressado gera uma comunicação tranquila.

Para aliviar o estresse no trabalho, a Associação Americana de Psicologia sugere:

• Rastrear estressores: Identifique o que está causando estresse e tente compreender seus sentimentos e ações nesses casos. 
• Estabelecendo limites:Decida quando você estará disponível para contatos de trabalho e evite verificar e-mails e mensagens à noite. Se você trabalha em casa, crie um canto de trabalho ou escritório em casa para encontrar um equilíbrio claro entre sua estação de trabalho e o resto de sua vida em casa.
• Desenvolver respostas saudáveis: Identifique o que o ajuda a relaxar (por exemplo, ioga, exercícios, hobbies, socialização, etc.).
• Reservando um tempo para recarregar as energias: gerencie suas tendências workaholic e "desligue-se" do trabalho quando não estiver trabalhando.
• Relaxar: Experimente meditação, ioga e práticas semelhantes de atenção plena. 
• Obter apoio: Aceite ajuda de outras pessoas a controlar o seu estresse e explore recursos de gerenciamento de estresse (por exemplo, informações on-line, encaminhamentos para profissionais de saúde mental, etc.).
• Conversando com um supervisor: Converse com superiores sobre recursos de bem-estar patrocinados pelo empregador.

Exemplo de gerenciamento adequado do estresse

Sem um gerenciamento adequado do estresse, é mais provável que percamos a paciência e produzamos um trabalho de baixa qualidade. Por esse motivo, Stella decide que é hora de mudar. 

Ela é professora de história na escola secundária local, que atualmente se concentra em oferecer aulas virtuais. 

Ela se sente estressada às segundas-feiras, o que faz com que ela se comunique e entenda mal as informações durante as reuniões on-line do corpo docente.

No entanto, ela decidiu enfrentar esse problema e melhorar sua saúde mental e produtividade. 

Ela primeiro percebe que as reuniões do corpo docente ocorrem imediatamente antes das aulas com um grupo desafiador de alunos que tendem a sabotar suas aulas – eles fingem que sua conexão com a Internet está desligada. 

Em seguida, eles enviam mensagens para ela sobre as tarefas antes e depois das aulas. Esta é provavelmente a situação que causa estresse e diminui sua eficiência nas reuniões do corpo docente. 

Em seguida, ela decide instigar uma política oficial que prescreve os horários em que os alunos podem contatá-la.

Além disso, ela decide levar as pausas e os dias de férias “mais a sério” no próximo período. Ela também combina seus exercícios de ioga de 10 minutos com meditação consciente para obter um efeito melhor.

Finalmente, Stella revela seus problemas aos colegas que ensinam os mesmos alunos problemáticos. Juntos, eles compartilham informações e ideias para melhorias.

Dicas sobre como se tornar um comunicador eficaz

Esteja você fazendo uma apresentação ou apenas tentando expressar seus sentimentos, você deve ser capaz de fazê-lo com clareza e confiança. E às vezes é mais fácil falar do que fazer. 

Por esse motivo, compilamos algumas dicas que você pode aplicar para se tornar um comunicador mais eficaz. 

Dica nº 1: Ouça ativamente

A escuta ativa requer um alto nível de concentração para que possamos receber informações sem julgamento. 

Além de nos preparar para o sucesso da comunicação, a escuta ativa reforça significativamente o nosso pensamento crítico. 

Não só percebemos e processamos as palavras que ouvimos, mas também identificamos informações que o nosso interlocutor deixou de fora. 

Para garantir que suas interações se transformem em conversas produtivas e ouçam ativamente, tente:

• Manifestar-se em discussões em grupo quando alguém for interrompido ou ignorado,
• Fornecer reforço positivo usando dicas verbais e não-verbais,
• Demonstrar compreensão parafraseando informações e
• Manter a mente aberta.

Dica nº 2: Preste atenção à comunicação não verbal

Nossas palavras são apenas uma parte minúscula da comunicação. Além do que dizemos, as pessoas prestam atenção em nossas roupas, expressões faciais e gestos. 

Algumas estimativas projetam que a comunicação não verbal pode cobrir até 70% da comunicação. Então, se você está insatisfeito com a forma como se comunica, pode não ser por causa das suas palavras. 

Talvez você só precise prestar mais atenção ao seu comportamento. No futuro, tente considerar:

• Linguagem corporal: Posturas desagradáveis, como cruzar as pernas e os braços, podem deixar os outros desconfortáveis. Além disso, tente não se curvar ou ficar inquieto para evitar parecer inseguro ou defensivo. Outra coisa que você deve ter em mente é respeitar o espaço pessoal das pessoas. 
• Voz: Sua velocidade, altura e tom podem impulsionar ou interromper uma conversa. Um tom monótono leva o envolvimento ao nível mais baixo, enquanto um tom nervoso pode deixá-lo inquieto e sem fôlego. Para alguns, os exercícios respiratórios ajudam a clarear a mente. Você também pode praticar falando com familiares e amigos para ajustar a forma como projeta sua voz. 
• Contato visual: Fazer contato visual normalmente transmite respeito e honestidade. Ao falar com várias pessoas, tente fazer contato visual com todas para demonstrar que você está totalmente envolvido na discussão. 
• Expressão facial: Nossos rostos contam uma história detalhada sobre nossas emoções. Franzir a testa pode revelar uma sensação de medo e desconforto, afetando negativamente o seu público. Ao conversar com outras pessoas, concentre-se em relaxar os músculos faciais e sorria ocasionalmente. Seu público responderá positivamente à mensagem se você for amigável e aberto. 

Dica nº 3: Seja mais responsivo

Os comunicadores eficazes compreendem o valor das competências técnicas e interpessoais, por isso esforçam-se por ser o mais receptivos possível. 

A capacidade de resposta refere-se à rapidez e ao sucesso com que uma pessoa responde à solicitação de feedback ou conselho de alguém. 

Aumentar a capacidade de resposta pode melhorar a comunicação interna e externa, permitindo que os colegas de trabalho nos vejam como responsáveis ​​e confiáveis. 

Alguns acham mais fácil ser responsivo em um ambiente de escritório porque estão constantemente em contato próximo com os colegas de trabalho. No entanto, os trabalhadores remotos às vezes têm dificuldade para acompanhar a comunicação corporativa. Felizmente, ser responsivo não se trata apenas de responder a uma mensagem no minuto em que você a recebe. 

Ter boas habilidades para mensagens de trabalho ajuda, mas há outras maneiras de dominar essa habilidade interpessoal, incluindo:

• Gerenciando expectativas: Pessoas diferentes têm estilos de comunicação diferentes. Portanto, suas expectativas em relação às respostas também podem ser diferentes. Se você estiver atolado de trabalho quando uma mensagem chegar ao seu DM, reserve alguns segundos para dizer que sua resposta pode atrasar. Se possível, forneça uma estimativa de quando você poderá escrever uma resposta mais detalhada.v 
• Mantendo os outros informados: Se você receber um convite para colaborar ou fornecer ajuda, a pessoa do outro lado conta com você. Enquanto você trabalha para finalizar um projeto ou recuperar informações, mantenha-os informados sobre seu progresso. 
• Escolhendo do canal de comunicação apropriado: A comunicação normalmente falha sem um canal de comunicação eficiente. Funcionários responsivos aproveitam o software de comunicação empresarial e são sempre claros sobre como outras pessoas podem contactá-los. 
• Eliminar distrações: Mesmo pequenas distrações podem nos impedir de focar em questões urgentes. Comunicadores responsivos tomam medidas para limitar notificações de chat empresarial e evitar sobrecarga de informações. Alguns minutos aqui e ali eventualmente se acumulam em horas que nunca mais poderemos recuperar, então experimente e aprenda o que funciona para você. 

Dica nº 4: Seja amigável

Desde tenra idade, somos ensinados a ser amigáveis ​​com as pessoas ao nosso redor. Dessa forma, formamos relacionamentos significativos que enchem nossa vida pessoal de propósito. 

Mas, que papel desempenha a simpatia na comunicação?

Nós naturalmente gravitamos em direção a pessoas calorosas e gentis porque elas nos fazem sentir bem mesmo em situações estressantes. De acordo com a Friends in the Workplace da Wildgoose, o mesmo é verdade sobre a simpatia em um ambiente de negócios. 

Cerca de 57% dos entrevistados afirmaram que ter amigos no local de trabalho torna o seu trabalho mais agradável, enquanto 22% relataram sentir-se mais criativos graças aos amigos no local de trabalho. 

Tornar-se um melhor comunicador anda de mãos dadas com ser mais amigável. Formar conexões sólidas com colegas de equipe apaga o desconforto deles quando eles pedem ajuda, feedback ou conselho. 

Para se relacionar com colegas de trabalho e contribuir para um ambiente amigável:

• Mantenha contato: Podem ter se passado alguns dias ou semanas desde a última vez que você conversou com um de seus colegas de trabalho. Ainda assim, isso não é motivo para você não mandar uma mensagem e perguntar como eles estão. Eles certamente apreciarão que você faça check-in, o que solidificará a alta opinião deles sobre você. 
• Fique curioso: Ao ouvir um colega de equipe contar uma história de sua vida pessoal ou profissional, não tenha vergonha de fazer perguntas. Você não quer ultrapassar limites, mas quando apropriado, uma simples pergunta pode demonstrar seu cuidado e interesse. 
• Lembre-se dos detalhes: Se um colega de equipe contou que estava enfrentando um problema há algumas semanas, você deve enviar uma mensagem atenciosa. É sempre bom ver que as pessoas se preocupam com você o suficiente para se lembrarem dos detalhes. 
• Saiba quando fazer uma pausa: Mantenha as conversas equilibradas e deixe espaço suficiente para que cada participante intervenha. Se você falou por muito tempo, pare e deixe os outros falarem. 

Dica nº 5: Faça perguntas

Os profissionais às vezes têm medo de fazer perguntas estúpidas. Eles não querem parecer desinformados e incompetentes, então mordem a língua, esperando que alguém eventualmente forneça informações voluntariamente. 

Comunicadores fortes não estão imunes a esses sentimentos. Mas a comunicação deles é eficaz porque eles fazem perguntas apesar de se sentirem um pouco envergonhados. 

Perguntas que começam com “Como”, “Por que” e “Por que não” podem beneficiar todos os funcionários porque promovem:

• Reflexão,
• Inovação e 
• Inteligência emocional. 

O local de trabalho moderno é dinâmico e acelerado, por isso os funcionários raramente obtêm as informações de que precisam de uma só vez. Se esperassem que outra pessoa esclarecesse a questão, poderiam ter que esperar vários dias e possivelmente correr o risco de violar os prazos. 

Então, se você tiver alguma dúvida, pergunte. Você ficaria surpreso com a forma como as pessoas olham favoravelmente para indivíduos curiosos e dispostos a aprender coisas novas. 

Dica nº 6 Participe de reuniões

Outra maneira de se tornar um melhor comunicador é ser um participante ativo da reunião. 

Com mais empresas mudando para modelos remotos e híbridos, alguns funcionários viram um aumento nas reuniões semanais. 

É fácil considerar essas sessões um inconveniente. Afinal, por que passar uma hora ouvindo algo que pode não se aplicar diretamente a você quando você poderia fazer algo mais produtivo?

Mas, comunicadores habilidosos tentam tirar o máximo proveito de qualquer situação, o que inclui reuniões presenciais e virtuais. Eles sabem como:

• Interrompa educadamente,
• Oferecer suas habilidades e tempo para realizar o trabalho,
• Respeitar seus colegas e
• Ficar no assunto.

Dica nº 7: Seja flexível

A flexibilidade de comunicação refere-se à capacidade de uma pessoa ajustar seu estilo de comunicação para atender ao seu público. 

Esteja você conversando com um colega de trabalho ou cliente em potencial, seguir estas diretrizes pode ajudar:

• Ajuste sua abordagem: O mesmo estilo não funcionará para todos. Por exemplo, se o seu interlocutor preferir uma abordagem mais indireta, você corre o risco de aliená-lo de forma direta. Da mesma forma, o humor costuma ser subjetivo, portanto, tome cuidado com suas piadas. 
• Veja com quem você se comunica mais: É quase impossível acomodar a todos, mas você definitivamente pode ser flexível com as pessoas com quem interage diariamente. 
• Adote mudanças: Se você conhece bem seus colegas de trabalho, pode pedir conselhos sobre seu estilo preferido de comunicação. Você pode então implementar mudanças e usar essa informação em interações futuras. 

Dica nº 8: Use palavras curtas para explicar conceitos complexos

De amigos a empregadores, recebemos diariamente uma grande quantidade de informações. Quando lutamos para lembrar os detalhes, não é que tenhamos uma memória terrível. Simplesmente temos dificuldade em lembrar palavras complexas. 

Você não quer sobrecarregar os outros com frases desnecessariamente longas e complexas. 

Na vida e na comunicação, menos é mais, e palavras simples fazem um excelente trabalho para chamar a atenção das pessoas. 

Além disso, quando você consegue dividir conceitos complexos em partes digeríveis, você demonstra que sabe como ser um comunicador eficaz no local de trabalho.

Dica nº 9: Use metáforas

Nossos cérebros gostam de informações pequenas, mas frequentemente encontramos conjuntos de dados complexos em um ambiente de negócios. Por esta razão, uma comunicação eficaz depende de metáforas como ferramentas de contar histórias que fixam esta informação. 

Metáforas são úteis durante apresentações, adicionando intriga a uma declaração de abertura ou uma chamada para ação durante o encerramento. No entanto, comunicadores fortes as usam diariamente para ajudar suas palavras a conduzir decisões e gerar emoções. 

O magnata dos negócios Warren Buffet é conhecido pelo uso de metáforas. Dê uma olhada neste exemplo:

“Os custos crescentes dos cuidados de saúde funcionam como uma tênia faminta na economia americana.”

Buffet poderia facilmente ter dito isto: “Os elevados custos dos cuidados de saúde têm um efeito prejudicial sobre a economia americana”.

Não tem o mesmo impacto emocional agora, certo?

Para evitar uma comunicação branda e adicionar profundidade às suas palavras, você deve:

• Elimine clichês: O local de trabalho geralmente está cheio de palavras da moda corporativas, mas você deve minimizar o uso de clichês. Não opte pela primeira ideia que vier à mente ao criar uma metáfora. Sua segunda ou até terceira opção provavelmente será mais original e envolvente. 
• Usar imagens vívidas: Pense nos sentimentos que deseja evocar no seu público. Você deseja levá-los em uma jornada que os acompanhará por muito tempo, portanto, é fundamental pintar uma imagem vívida. 
• Evitar frases complicadas: Você não precisa usar frases longas ou linguagem literária para cativar seu público. Pelo contrário, a maioria das boas metáforas utiliza uma linguagem simples e cotidiana para criar uma conexão instantânea e duradoura com os ouvintes. 

Dica nº 10: Esteja presente

Na comunicação empresarial, ansiedade de reunião às vezes toma conta de nós. Muitos pensamentos correm por nossas mentes, e o nervosismo avassalador nos impede de focar no momento presente. 

Mas, geralmente, estar presente é tudo o que precisamos para deixar nossas habilidades de comunicação brilharem. 

Quando nos sentamos com um colega, devemos ser capazes de parar de pensar em outras questões emocionais e profissionais. 

Se você se distrai frequentemente durante a comunicação, pode tentar uma das seguintes estratégias para ajudar a clarear sua mente:

• Trabalhe em suas habilidades de gerenciamento de tempo:O medo de perder prazos pode fazer nossas mentes girarem. Você pode estar sentado na frente de seu colega de equipe, mas em sua cabeça, você está resolvendo um problema urgente diferente. Com um aplicativo de controle de tempo confiável, você pode definir cronômetros, categorizar seu tempo e evitar que tarefas inacabadas ocupem seu foco. 
• Faça anotações:Comunicadores eficazes usam todos os recursos disponíveis, incluindo anotações. Fazer anotações parece um conceito ultrapassado para alguns, mas reforça a memória e aumenta a criatividade. Durante uma conversa importante, anotar os detalhes mais cruciais é suficiente. Após uma reunião, você pode comparar suas anotações com a ata da reunião para garantir que não perdeu as principais conclusões. 
• Não verifique seus dispositivos: Guarde seu telefone durante reuniões e discussões. Se você acha que pode sucumbir à tentação de verificar seus DMs, pause as notificações durante a sessão. 

Dica nº 11: Trabalhe em suas habilidades de resolução de conflitos

De acordo com pesquisa do CPP, impressionantes 89% dos conflitos no local de trabalho aumentam, e 27% dos funcionários viram um conflito se transformar em um ataque pessoal. 

Estes números destacam a importância das competências de resolução de conflitos a longo prazo, que diminuem o impacto do comportamento destrutivo no local de trabalho. 

Para apaziguar tais situações, devemos aprender sobre as armadilhas emocionais e cognitivas que podem agravar o conflito e impedir a resolução:

• Justiça cega: ela pode reforçar preconceitos ao nos impedir de ver o que é objetivamente justo.
• Excesso de confiança: Pode levar uma pessoa a superestimar seus conhecimentos e habilidades. Como resultado, pode promover um comportamento excessivamente arriscado e impedir-nos de considerar uma postura alternativa. 
• Viés de compromisso: Resulta na relutância em divergir de uma decisão passada, mesmo que ela não traga mais os resultados desejados.
• Evasão: Evitar conflitos é uma estratégia comportamental ineficaz porque leva a questões não resolvidas, ressentimentos e relacionamentos prejudicados. 

As habilidades de resolução de conflitos decorrem de um alto nível de confiança e inteligência emocional. É claro que ninguém pode se tornar um comunicador melhor da noite para o dia. Mas você pode acelerar seu progresso e resolver conflitos de forma mais eficaz:

• Identificando a causa raiz: Se alguém criticar você por colocar uma caneca na mesa fazendo muito barulho, provavelmente há um problema subjacente muito maior do que a situação que o fez perder a paciência.
• Permanecer racional: Os conflitos podem tornar-se bastante emocionais e os envolvidos podem ficar na defensiva. Portanto, é essencial ater-se aos fatos e determinar como remediar a situação. 
• Manter uma atitude positiva: Se suas emoções negativas tomarem conta de você, é mais provável que você permaneça enraizado em seu preconceito. Porém, se você mantiver uma atitude positiva e estiver disposto a cooperar, encontrará a solução mais rapidamente.
• Analise sua função: Analise como você se comunica em todas as etapas dos modelos de comunicação comuns.

Dica nº 12: Suponha uma intenção positiva

Você fica na defensiva e combativo quando acredita que seus interlocutores estão entrando em conversas com intenções negativas. 

No entanto, em uma cultura de trabalho positiva, os colegas de equipe não estão atrás de você. Então, não há razão para ficar na ponta dos pés, esperando que acusações e microagressões venham até você. 

A verdade é que provavelmente todos os seus colegas de trabalho têm o mesmo objetivo – fazer o melhor que podem durante o horário de trabalho.  

Você evita que a raiva e a frustração atrapalhem seu julgamento ao supor que as interações deles são alimentadas por intenções positivas. Consequentemente, você pode prestar mais atenção ao que eles realmente estão dizendo. 

E, nas raras ocasiões em que você detectar hostilidade no tom, você pode perguntar o que está acontecendo ou buscar o apoio de um supervisor. 

Dica nº 13: Deixe de lado as suposições

Os comunicadores bem-sucedidos sabem que as suposições costumam ser o principal obstáculo em qualquer interação. 

Nossas crenças e equívocos encontram maneiras de entrar na comunicação no local de trabalho, impedindo-nos de ver a situação como ela é. 

Superar esse problema leva tempo e esforço, mas podemos ver a situação com novos olhos:

• Indo além do pensamento preto e branco: Se acreditarmos que uma maneira de pensar está sempre certa enquanto outras estão erradas por padrão, podemos ser vítimas do pensamento de grupo. Além disso, essa exclusão pode colocar a culpa em nossos interlocutores e impedi-los de falar livremente. 
• Percebendo reações emocionais: Como mencionamos, os sinais não-verbais podem nos ajudar a compreender o mundo que nos rodeia. Uma sobrancelha levantada ou um nariz torcido podem nos mostrar mais como o nosso interlocutor se sente em relação à conversa do que às suas palavras. Portanto, preste atenção às mensagens não-verbais que você envia aos outros e às suas reações emocionais. 
• Responsabilizando-nos: Considere perspectivas alternativas para testar as suas próprias. As perguntas “e se” podem testar suas suposições, destacando diferentes cenários. E se eu tivesse sido muito agressivo durante a reunião? E se eles estivessem com medo de expressar suas opiniões? Este tipo de autorreflexão dá ao nosso pensamento uma dimensão empática e inclusiva que, de outra forma, talvez não teríamos conseguido considerar. 
• Estar ciente das diferenças culturais: Todos nós viemos de origens diferentes, o que significa que temos expectativas e crenças diferentes. Quando nos deparamos com um território desconhecido, podemos reforçar estereótipos e preconceitos inconscientes para dar sentido às informações. Felizmente, com a autoanálise contínua, podemos desafiar esse pensamento limitado. Também devemos chamar a atenção para o comportamento tendencioso dos outros e ajudá-los a superar as diferenças sem mal-entendidos. 

Dica nº 14: Não leve nada para o lado pessoal

Quando alguém é rude ou exigente, é fácil interpretar a conversa como um desrespeito pessoal. Mas, sabemos realmente o que está acontecendo entre quatro paredes?

O nervosismo deles pode estar aumentando porque um projeto deu errado. Ou podem ter levado seus problemas pessoais para o local de trabalho. Finalmente, é possível que eles simplesmente não sejam comunicadores qualificados. 

Seja qual for o caso, não é culpa sua e não deve afetar a forma como você se comunica. 

Tente lembrar quais conversas o deixaram desconfortável e qual estilo de comunicação a pessoa empregou. 

Se notar um padrão, você aprenderá qual comportamento o enerva e encontrará maneiras de aliviar esses sentimentos. Essas informações permitirão que você avalie a situação de forma objetiva e entenda que não é pessoal. 

Reforce sua comunicação eficaz com Pumble  

Aprender como se tornar um comunicador melhor pode parecer uma batalha difícil. Algumas pessoas parecem ter uma vantagem inicial, mas você ainda pode mudar seu comportamento se investir tempo e energia. 

Mas um comunicador eficaz não seria nada sem um canal de comunicação poderoso — é aí que o Pumble entra. Um aplicativo de comunicação de equipe completo, o Pumble irá simplificar seus esforços de comunicação eficaz e guiá-lo no caminho do crescimento profissional. 

Pumble pode fazer isso e muito mais, graças a:

• Mensagens em tempo real que permitem trocas rápidas, 
• Sequências que permitem discussões organizadas com foco em um tópico específico e 
• Chamadas de voz e vídeo que ajudarão você 

Com seus recursos confiáveis ​​e interface conveniente, o Pumble o ajudará a colher os benefícios de uma comunicação eficaz e permitirá que você se conecte facilmente com outras pessoas de maneira significativa e impactante. 

Referências:

• American Psychological Association. (2018). Coping with Stress at Work. Obtido em 27.04.2021, de https://www.apa.org/topics/healthy-workplaces/work-stress
• Baguley P. (1994). Effective communication for modern business. McGraw-Hill
• Brooks, A. W. & John, L. K. (2018). The Surprising Power of Questions. Harvard Business Review. Obtido em 27.04.2021, de https://hbr.org/2018/05/the-surprising-power-of-questions
• Businessolver. (s.d.). 2022 Workplace Empathy Mental Health Report. Obtido em 15.03.2023, de https://www.businessolver.com/resources/state-of-workplace-empathy
• Fredrickson B. L. (2004). The Broaden-and-Build Theory of Positive Emotions. Philosophical transactions of the Royal Society of London. Series B, Biological Sciences, 359(1449), 1367–1378. https://doi.org/10.1098/rstb.2004.1512
• Ludlow R. & Panton F. (1992). The essence of effective communication. Prentice Hall.
• O’Rourke J. S. (2015). Effective communication. DK Publishing
• Workplace conflict: Statistics that reveal its cost. CMOE. (2021, 12 de abril). Recuperado em 15 de outubro de 2021, de https://cmoe.com/blog/workplace-conflict-costs/