Mal-entendidos são frequentes no ambiente de trabalho. Seja conversando pessoalmente com seus colegas ou se comunicando por escrito, suas palavras sempre estarão sujeitas a interpretações.
Mas, e se houvesse uma maneira de evitar a falta de comunicação e aumentar a produtividade da equipe, enquanto isso?
De acordo com relatórios recentes, tanto líderes empresariais quanto trabalhadores do conhecimento concordam que a comunicação eficaz aumenta a produtividade, a confiança e até mesmo a satisfação no trabalho.
Então, existe uma maneira de aprender a se tornar um comunicador eficaz? Bem, para começar, você deve se concentrar em aprimorar habilidades de comunicação eficazes, tais como:
- Clareza de expressão
- Empatia e inteligência emocional
- Escuta ativa
- Dar e receber feedback
Adiante, discutiremos a importância dessashabilidades essenciais de comunicação e compartilharemos algumas dicas de especialistas para ajudá-lo(a) a desenvolvê-las.
- As quatro principais habilidades de comunicação eficaz que podem aprimorar sua comunicação profissional incluem clareza, inteligência emocional, escuta ativa e a capacidade de dar e receber feedback.
- Desenvolver essas habilidades de comunicação pode ajudá-lo a evitar mal-entendidos, resolver conflitos e aumentar sua influência.
- Ter pelo menos um comunicador eficaz em sua equipe tem o poder de transformar os demais membros em comunicadores eficazes também.
- Você pode praticar suas habilidades de comunicação eficaz pessoalmente ou explorando todos os recursos disponíveis no software de comunicação da sua equipe.
Habilidade essencial nº 1: Clareza
Ser capaz de expressar seus pensamentos e ideias de forma clara e concisa certamente ajudará você a evitar mal-entendidos no ambiente de trabalho.
Afinal, como nos disse Svetlana Kouznetsova, consultora de acessibilidade B2B, palestrante e autora, a melhor maneira de combater a ambiguidade na comunicação é usar uma linguagem simples que todos possam entender.
Comunicadores eficazes mantêm as mensagens consistentemente:
- Simples
- Estruturado
- Sem ambiguidade
Saiba qual é a mensagem principal e certifique-se de que foi compreendida.
Mas, se você deseja aumentar a clareza da sua comunicação oral ou escrita,, primeiro precisa entender o que busca obter de qualquer conversa, seja:
- Influenciar ou persuadir superiores hierárquicos ou clientes a aceitarem suas ideias
- Comunique as expectativas a um subordinado
- Resolva um conflito em sua equipe
Assim que você souber exatamente o que espera alcançar e quem é seu público, você poderá ajustar seu estilo de comunicação e sua linguagem de acordo.
Dito isso, vamos falar sobre algumas dicas práticas para se comunicar de forma mais clara e concisa no ambiente de trabalho.
Como alcançar clareza total e combater a ambiguidade na comunicação profissional
Se você quer que as pessoas com quem trabalha entendam o que você está dizendo, comece eliminando jargões corporativos e irritantes do seu vocabulário e jargões da indústria.
Em vez disso, concentre-se em comunicar sua ideia principal em termos simples. Já que está nisso, você também deve torná-la fácil de escanear, como sugere Ted Skinner, autor e vice-presidente de marketing de uma empresa de monitoramento de mídia:
“Os melhores comunicadores com quem já trabalhei compartilham 3 habilidades essenciais. Eles:
- A mensagem deve ser adequada ao meio. Muitos profissionais recorrem à última plataforma que usaram, e é assim que informações importantes acabam se perdendo.
- Escreva para ser escaneado, não lido. Bons comunicadores priorizam a ideia principal, usam formatação estratégica com moderação e respeitam a realidade de que a atenção é limitada.
- Faça uma pausa antes de enviar. Eles consideram como suas palavras serão recebidas por alguém que não pode ver seu rosto nem ouvir seu tom de voz.”
Na prática, o conselho de Skinner pode se traduzir da seguinte forma:
- Usar um aplicativo de comunicação em equipe em vez de e-mail
- Formatar suas mensagens para torná-las mais fáceis de ler
- Reserve um momento para reler seu rascunho antes de enviá-lo, como mostrado na imagem abaixo.
Como consultora de acessibilidade, Kouznetsova também recomenda o uso de diferentes canais de comunicação:
"A comunicação não se resume a falar e ouvir. Texto, recursos visuais, legendas, gestos e linguagem de sinais são igualmente válidos. Quando um método não funciona, comunicadores eficazes mudam de método sem frustração.“
Portanto, ofereça múltiplas formas de comunicação — voz, texto, e-mail, legendas, recursos visuais, linguagem de sinais, espaços mais silenciosos, melhor iluminação. Uma solução única nunca serve para todos.
Usar um aplicativo de comunicação em equipe como o Pumble da CAKE.com permite que você aproveite ao máximo esses diversos canais de comunicação, possibilitando:
- Compartilhe arquivos e imagens para ilustrar seus pontos
- Inicie uma chamada de voz ou vídeo para desfrutar de comunicação em tempo real
- Envie mensagens de vídeo e compartilhe sua tela, como mostrado abaixo
Habilidade essencial nº 2: Empatia e inteligência emocional
Sem empatia, a comunicação profissional pode tornar-se um tanto fria e impessoal.
Embora a comunicação impessoal ainda possa ser clara e concisa, fazer com que as pessoas respondam à sua mensagem é difícil quando ela não é transmitida de forma empática.
Com isso em mente, podemos dizer que a inteligência emocional é uma das habilidades mais importantes para comunicadores eficazes — pelo menos de acordo com especialistas como Linda Pophal, SHRM-SCP, SPHR, consultora de comunicação estratégica de marketing e profissional de marketing de conteúdo:
“Os comunicadores podem se beneficiar do desenvolvimento e aprimoramento de sua inteligência emocional — um conceito popularizado por Daniel Goleman e que inclui características como:”
- Autoconhecimento
- Autogestão
- Consciência social
- Gestão de relacionamentos
É claro que a empatia também é um componente crucial da comunicação eficaz, como observa Pophal:
“A empatia também é fundamental — colocar-se no lugar do outro para realmente entender sua perspectiva, histórico, necessidades, interesses etc. O que é importante para ele nesta situação? Por que é importante? Do que ele tem medo? O que ele espera?”
Ser capaz de compreender os outros é, sem dúvida, uma vantagem profissional.
No entanto, também é uma ótima maneira de criar empatia com seus colegas de trabalho e, ao fazer isso, criar segurança psicológica e lançar as bases de um ambiente de trabalho positivo onde todos são encorajados a se expressar com mais liberdade.
Como se comunicar com empatia e inteligência emocional no trabalho
No fim das contas, praticar a comunicação empática consiste em abordar os outros com curiosidade em vez de julgamento.
Em outras palavras, você deve fazer o possível para entender a perspectiva das outras pessoas em vez de projetar suas próprias crenças preconcebidas e viéses inconscientes sobre elas.
Se você não tiver certeza sobre o que alguém está sentindo, sempre pode perguntar, como mostra o exemplo abaixo.
Por outro lado, se você não quiser ser tão explícito, sempre pode focar nos comportamentos não verbais da outra pessoa e na linguagem corporal, especialmente durante reuniões virtuais.
De qualquer forma, você deve tentar manter o respeito—mesmo quando discordar de alguém ou não entender o ponto de vista dessa pessoa. Se isso não for algo natural para você, considere investir em algum tipo de treinamento de habilidades interpessoais.
Como pessoa surda, Svetlana Kouznetsova é uma defensora apaixonada da conscientização sobre surdez e treinamento em acessibilidade:
“A comunicação inclusiva é uma habilidade. Eu ofereço treinamento de conscientização sobre surdez e acessibilidade que ajuda as equipes a se comunicarem efetivamente com pessoas surdas e com deficiência auditiva — e melhora a comunicação para todos.”
Você também pode participar de um treinamento de sensibilidade cultural para entender melhor como pessoas de diferentes origens culturais interpretam mensagens, como sugere Chelsea Dade, fundadora de um centro de desenvolvimento e consultoria para jovens profissionais:
“Competência cultural é a consciência de como a própria identidade, experiência de vida e dinâmicas de poder moldam o estilo de comunicação de cada um. Participar de aprendizados interculturais (workshops, leituras, conversas) pode nos ajudar a entender melhor como as pessoas interpretam as mensagens de maneiras diferentes.”
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Interessado em aprender mais sobre diversidade na comunicação? Confira estes guias:
Habilidade essencial nº 3: Escuta ativa
Em última análise, um bom comunicador não deve apenas saber expressar seus próprios pensamentos e ideias. Em vez disso, aqueles que buscam aprimorar suas habilidades de comunicação também devem dedicar algum tempo a aprimorar suas habilidades de escuta.
Conversamos com Christine Samuel, palestrante, autora e fundadora de uma empresa que oferece serviços de coaching e facilitação para liderança e equipes. Ela nos disse que a comunicação eficaz se resume a alcançar o entendimento mútuo.
“A comunicação eficaz não se resume à troca de informações. Trata-se de construir relacionamentos onde o entendimento genuíno possa acontecer e onde as pessoas possam de fato colaborar.”
Para aumentarmos nossas chances de compreender os verdadeiros sentimentos e objetivos de nossos interlocutores, devemos estar preparados para praticar a escuta ativa. Isso requer tanto empatia quanto inteligência emocional, visto que essas habilidades de comunicação eficazes tendem a aprimorar nossa autoconsciência, bem como nossa percepção social.
De um modo geral, a escuta ativa exige que:
- Elimine possíveis distrações que possam prejudicar nossa tentativa de concentração.
- Seja paciente com nossos interlocutores e tente suprimir quaisquer noções preconcebidas, e
- Ofereça respostas apropriadas, sejam elas reconhecimentos não verbais, feedback relevante ou de outra forma.
Dito isso, vejamos algumas dicas para se tornar um ouvinte melhor.
Como dominar a escuta ativa para ouvir o que não é dito
Em última análise, a escuta ativa consiste em tornar-se mais aberto às perspectivas de outras pessoas e garantir que elas se sintam ouvidas.
Então, em vez de ouvir passivamente enquanto espera sua vez de falar, tente praticar a escuta profunda, como sugere Christine Samuel:
“O princípio é simples. Ouça para compreender. Quando você realmente entende o que alguém está pensando e do que precisa, você pode responder de maneiras que criam conexão. Suas palavras têm impacto porque falam ao que é real para essa pessoa.”
Mas eis o que as pessoas não percebem. Você também precisa se ouvir durante as conversas. Quando você está ciente de suas próprias emoções e necessidades no momento, você consegue se expressar com clareza e se conectar de forma autêntica.
Para alcançar um entendimento verdadeiro, reserve um momento para criar um ambiente que lhe permita concentrar-se no que os seus interlocutores estão a dizer.
Para isso, você deve eliminar quaisquer barreiras de comunicação que possam dificultar seus esforços, como recomenda Svetlana Kouznetsova:
“Ruído, iluminação e distrações visuais afetam a compreensão. Comunicadores eficazes percebem isso e se adaptam. Reduza as barreiras ambientais — fique de frente para a pessoa, minimize o ruído e use uma boa iluminação.”
Mesmo quando você não estiver falando, ainda pode demonstrar interesse no que seus interlocutores estão dizendo por meio de:
- Manter contato visual e ter uma postura relaxada e aberta
- Manter as interrupções ao mínimo (embora você ainda possa intervir educadamente em certos pontos da conversa)
- Confirme seu entendimento parafraseando declarações e fazendo perguntas esclarecedoras
Embora muitas pessoas evitem incomodar seus interlocutores pedindo repetição ou esclarecimento, comunicadores eficazes devem sempre priorizar a compreensão, como nos lembrou Kouznetsova:
“É comum que pessoas com deficiência auditiva blefem, pois pedir para repetir algo parece ‘inconveniente’. Bons comunicadores eliminam o estigma ao verificar se a pessoa está entendendo e ao tornar o entendimento uma responsabilidade compartilhada.”
Habilidade essencial nº 4: Dar e receber feedback
Se você quer aprender a se tornar um comunicador eficaz, é bem provável que esteja aberto a receber feedback.
Segundo Linda Pophal, a abertura ao feedback e a disposição para praticar as habilidades de comunicação são algumas das características mais importantes de comunicadores eficazes:
“Desenvolver essas habilidades exige prática, humildade e abertura a feedbacks. Comunicadores eficazes aprimoraram suas habilidades ao longo dos anos sendo autocríticos e buscando proativamente feedback de outras pessoas.”
É claro que pedir feedback e ser capaz de fornecê-lo são duas habilidades diferentes — embora compartilhem algumas características.
Afinal, ambas as atividades exigem um certo grau de imparcialidade e distanciamento, ao mesmo tempo que incorporam elementos das outras competências que discutimos, nomeadamente:
- Clareza, ou a capacidade de expressar seu feedback de forma concisa e sem ambiguidade,
- Empatia e inteligência emocional, ou a capacidade de considerar as emoções da outra pessoa ao compartilhar feedback construtivo, e
- A escuta ativa, ou a capacidade de focar na intenção subjacente de quem fala (por exemplo, ao receber feedback, entender que a outra pessoa está tentando ajudá-lo a aprimorar suas habilidades, e não desanimar você).
Com isso em mente, vamos falar sobre como comunicadores eficazes lidam com o processo de dar e receber feedback.
Aprimore suas habilidades no Pumble
Como construir confiança dando e recebendo feedback
Quando os líderes carecem de clareza e inteligência emocional, os funcionários podem começar a temer o feedback em vez de buscá-lo, o que pode prejudicar seu desenvolvimento profissional. Afinal, comunicadores ineficazes tendem a:
- Sugerir vagamente que algo foi feito de forma inadequada, sem especificar os detalhes
- Elevar o tom de voz ao compartilhar feedback com subordinados e, pior ainda
- Compartilhar feedback negativo na frente de outras pessoas faz com que o destinatário se sinta isolado
Então, como você comunica assertivamente suas opiniões sem afetar negativamente o moral dos funcionários?
Bem, você poderia tentar fazer o oposto do que acabamos de compartilhar, garantindo que seu feedback seja específico e prático e o fornecendo em particular, para que o destinatário não se sinta exposto.
É claro que, se você quiser apontar um erro frequente para o resto da sua equipe, ainda poderá fazê-lo sem mencionar especificamente a pessoa que inspirou o anúncio.
Por outro lado, se você quiser compartilhar feedback positivo ou elogiar alguém, é melhor fazê-lo publicamente, para que o resto da equipe possa participar reconhecendo as conquistas de seu colega.
Por outro lado, você também deve trabalhar na habilidade de receber feedback com elegância. Em vez de ficar na defensiva, simplesmente agradeça à outra pessoapor compartilhar suas ideias e anote para seguir o feedback recebido.
Veja como dar e receber feedback pode funcionar em um aplicativo de comunicação de equipe como o Pumble.
Crie o ambiente ideal para uma comunicação eficaz com o Pumble.
Ter pelo menos um comunicador eficaz em sua equipe tem o poder de transformar os demais membros em comunicadores eficazes também.
No entanto, esse processo leva tempo e pode ser um tanto frustrante para os funcionários que se encarregam de incentivar seus colegas a praticar uma comunicação eficaz com eles.
Então, o que os gestores podem fazer para incentivar essa transformação positiva?
Bem, como acontece com qualquer outra habilidade, se você quer ajudar seus funcionários a se tornarem comunicadores eficazes, você precisa dar a eles uma oportunidade de praticar suas habilidades de comunicação.
O aplicativo de comunicação em equipe, Pumble, pode facilmente se tornar o campo de prática dos seus funcionários, permitindo que eles:
- Demonstre clareza dedicando tempo à elaboração de suas mensagens e formatando-as para facilitar a leitura rápida.
- Desenvolva empatia e inteligência emocional participando de workshops virtuais através do Pumble.
- Pratique a escuta ativa, prestando atenção à comunicação não verbal de seus colegas durante videochamadas.
- Compartilhe feedback específico e prático em tópicos em mensagens, e até mesmo
- Mantenha-se responsável salvando as mensagens de feedback, conforme mostrado na imagem abaixo.
O que define um bom comunicador?
Muita prática — com as ferramentas certas.
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