¿Qué es seguridad de datos?

En pocas palabras, la seguridad de datos incluye todas las prácticas hechas para protección de datos digitales de acceso no autorizado, corrupción o robo. Cuando hablamos de seguridad de datos, tomamos en cuenta varios aspectos, tales como:

  • Seguridad física (hardware y dispositivos de almacenamiento)
  • Seguridad del software
  • Control administrativo y de acceso
  • Políticas y procedimientos específicos

Los negocios y las empresas de hoy en día crean, manipulan, recopilan y almacenan diariamente enormes volúmenes de datos. Debido a la popularidad de las oficinas híbridas y a las consecuencias de la pandemia, el valor de los datos ha aumentado, mientras que los retos de seguridad se han hecho más graves. Además, las recientes tendencias de trabajo han impulsado el uso de diversas herramientas de comunicación y colaboración que hacen que sus usuarios y los datos que intercambian sean objetivos fáciles para los ciberdelincuentes.

¿Por qué es importante la seguridad de datos?

Cada vez más startups, compañías y empresas invierten más dinero y esfuerzo para garantizar que sus datos estén seguros y protegidos en todo momento. Las medidas de seguridad están destinadas a evitar que las empresas comprometan o pierdan datos sensibles y que pongan en peligro la privacidad de sus empresas. Algunas de las razones por las que las organizaciones empresariales deberían aplicar una estrategia integral de seguridad de datos son:

  • Proteger información digital: El aspecto más importante de la seguridad de los datos es proteger los datos personales y sensibles, como los nombres de usuario y las contraseñas.
  • Cumplir requisitos de seguridad: Para la mayoría de las empresas modernas, la protección de los datos sigue siendo esencial para mantener el cumplimiento de las regulaciones nacionales, internacionales y globales, como el RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE, o la ISO/IEC 27001.
  • Ahorrar dinero: Si una empresa implementa medidas de seguridad eficaces desde el principio, puede ahorrar mucho dinero en caso de una violación de datos o un ciberataque.
  • Mejorar reputación: Establecer una empresa con reputación y garantizar el éxito a largo plazo dependerá en gran medida de la responsabilidad social de las empresas. Con una seguridad de datos eficaz, la mayoría de las organizaciones podrán ganarse la confianza de los consumidores y una buena reputación en el mercado mundial, atrayendo en última instancia a más inversores y otros socios comerciales.

Seguridad de datos dentro de estructura de herramientas de colaboración en línea

A ver, ¿cómo toda la información de datos de seguridad puede caber en la estructura de herramientas de colaboración en línea? Pues, como más y más empresas comienzan a usar varias tecnologías de colaboración, la preocupación por la seguridad también aumenta. Los negocios tienen que trabajar duro para garantizar un entorno de TI seguro para sus empleados y usuarios, entonces eligen invertir más dinero en un software de colaboración en línea, entre otras cosas.

Cuando la pandemia empezó en 2020, la mayoría de las empresas no estaban preparadas para lo que pronto se hizo realidad para ellas: la expansión del modelo de trabajo híbrido. Para evitar el cierre de sus empresas y el despido de los empleados, las empresas simplemente tuvieron que adaptarse a las nuevas circunstancias laborales y adoptar las nuevas herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración entre los trabajadores a distancia...

¿Qué son las herramientas de colaboración en línea?

Online collaboration tools

Generalmente, las herramientas de colaboración incluyen aplicaciones de chat en equipo y videoconferencias, plataformas de compartir documentos y herramientas de gestión de proyectos. Están diseñadas para facilitar la comunicación y aumentar la productividad. El número de usuarios se elevó desde el inicio de la pandemia, lo que hace que las tecnologías de comunicación y colaboración tengan un valor incalculable para el éxito de la mayoría de las empresas. Por ejemplo, el número de usuarios activos diarios de Microsoft Teams pasó de 2M en 2017 a 115M en 2021. Pasa casi lo mismo con Discord y el número de sus usuarios activos mensuales que llegó a los 150M en 2021.

Las herramientas de colaboración en línea se han vuelto una manera prevalente para la comunicación entre empleados y eso es sobre todo porque ellas:

  • Garantizan una comunicación eficaz entre los miembros del equipo
  • Aumentan los niveles de productividad
  • Reducen el tiempo dedicado a tareas mundanas como la redacción de correos electrónicos y la búsqueda de información
  • Permiten un flujo de trabajo continuo
  • Apoyan la expansión del trabajo a distancia
  • Promueven el espíritu de equipo y la cooperación

¿Sabes que siempre hay dos caras de la moneda? Pues eso también es cierto en este caso. A pesar de sus numerosas ventajas, las herramientas y aplicaciones de colaboración en línea pueden convertirse fácilmente en amenazas para la seguridad si no se manejan con la máxima seriedad y precisión.

Riesgos potenciales derivados del uso de herramientas de colaboración en línea

Teniendo en cuenta que las plataformas de colaboración se están utilizando de forma activa y generalizada en los entornos profesionales, la mayoría de los profesionales de la seguridad cibernética y los responsables jurídicos están preocupados por los riesgos de seguridad que suponen para las empresas y los negocios. Algunas de las preocupaciones son:

  • Mayores posibilidades de pérdida o borrado de datos: Teniendo en cuenta que muchos empleados tienen acceso a datos sensibles e información confidencial, las posibilidades de que se haga una pérdida o un borrado de datos intencionado o accidental son mayores.
  • Crecimiento de documentos, chats y otros registros de datos: Como cada vez más empresas empiezan a usar aplicaciones de chat en equipo, plataformas para compartir documentos y aplicaciones de videoconferencia, el volumen de los datos intercambiados o almacenados aumenta rápidamente. En algunos casos, los datos pueden contener información propietaria o confidencial, lo que los convierte en objetivos fáciles para los ciberdelincuentes.
  • Distribución no autorizada de datos: Para agilizar su trabajo, los empleados tienden a intercambiar contraseñas o datos sensibles a través de herramientas de colaboración. Esto puede aumentar la posibilidad de que se produzca un ciberataque o que se violen importantes normas de seguridad.
  • Uso por parte de los empleados de herramientas sin licencia y dispositivos personales: El uso de portátiles, ordenadores u otros dispositivos personales con fines laborales dejará poco margen de control y puede poner en peligro a toda la empresa.

Herramientas de colaboración y recolección de datos de los usuarios

Un aspecto importante de la seguridad de los datos es la recolección de datos en línea. Esto es especialmente relevante en el marco de las herramientas de colaboración en línea. Aunque son grandes promotoras de una comunicación eficaz, pueden ser una fuente frecuente de amenazas para la seguridad de los datos debido a la negligencia de los empleados.
¿Qué significa esto? Pues, aunque un número creciente de empleados (remotos) han empezado a usar aplicaciones de chat en equipo para facilitar la comunicación diaria, algunos no han recibido instrucciones suficientes o adecuadas sobre cómo usarlas. Esto puede ser un problema porque tienden a intercambiar todo tipo de información, tanto personal como confidencial, pero no son conscientes de cómo pueden poner en riesgo a su empresa.
Además, la mayoría de los usuarios no cree que el uso de sus dispositivos personales, como ordenadores portátiles o teléfonos, para acceder a las aplicaciones de chat del equipo y conectarse con sus compañeros pueda conducir a algo grave como una pérdida de datos o un ciberataque. Sin embargo, esto se ha convertido en un hecho bastante frecuente.
Así que, para tener un poco más de perspectiva sobre cómo las herramientas de colaboración en línea afectan a la privacidad de los usuarios y lo seguras que son en realidad, vamos a echar un vistazo más de cerca a dos herramientas de colaboración populares, Slack, como la aplicación de chat de equipo más popular, y Pumble, como una de las alternativas más eficaces a Slack.

Slack vs. Pumble: dos populares herramientas de colaboración y su seguridad de datos

Para entender mejor la seguridad de los datos, analizaremos la forma en que Slack y Pumble gestionan la seguridad de datos y qué tipo de información recolectan sobre sus usuarios.

Seguridad de datos de Slack

Diseñada para ayudar a las personas a conectarse y obtener la información que necesitan, Slack es una aplicación de chat para equipos muy usada. Sin embargo, a pesar de su popularidad y uso amplio, Slack puede convertirse en un riesgo para la seguridad debido a la forma en que recolecta y maneja los datos de los usuarios.
Por ejemplo, algunos de los datos que Slack iOS recopila de sus usuarios pueden estar vinculados a sus identidades, lo que puede ser un riesgo potencial en caso de una violación de datos. En el caso de Slack, los datos recogidos incluyen:

  • Ubicación del usuario
  • Información de contacto
  • Contenido del usuario
  • Historial de búsqueda y navegación
  • Identificadores
  • Datos de uso
  • Diagnóstico

Así, según esto, todos los datos que Slack recoge sobre sus usuarios pueden ser usados para identificarlos. Es probable que los datos se compartan con empresas de terceros que comprometen los datos en caso de una violación de datos.
Puedes leer más sobre la completa política de privacidad de Slack y conocer más sobre cómo la empresa utiliza los datos que decides compartir con ella.

Seguridad de datos de Pumble

Por otro lado, tenemos a Pumble, otra excelente aplicación de chat en equipo, pero gratuita. Los datos que recoge Pumble incluyen la siguiente información del usuario:

  • Información de contacto
  • Contenido del usuario
  • Identificadores
  • Diagnóstico

Según los desarrolladores de software de Pumble y según su política de privacidad, la aplicación iOS recopila datos solo a nivel básico. Esto se hace para ofrecer a los usuarios de la aplicación las funciones esenciales y la mayoría de los datos se mantienen solo durante el tiempo legalmente necesario.
Además, la aplicación no accede a información como la ubicación de los usuarios, la búsqueda y el historial de navegación, lo que puede reducir el riesgo de acceso a datos no autorizados. Ninguno de los datos recogidos se usa para anuncios dirigidos o para revelar información a terceros.
En términos más sencillos, incluso si el teléfono de un usuario se ve comprometido, los ciberdelincuentes no podrán acceder a los datos confidenciales que Pumble haya recogido ni averiguar ninguna información personal sobre el usuario.

Comparación entre Slack y Pumble, según su seguridad de datos

Si hacemos una comparación entre las dos aplicaciones de chat, podemos concluir que Pumble es una estupenda alternativa a Slack aya que es una opción de comunicación más segura en términos de recolección de datos. Además, Slack no ofrece autohospedaje, lo que puede ser crucial para proteger los datos de una empresa.
Cuantos menos datos recoja una aplicación sobre sus usuarios, menores serán las posibilidades de que cualquier dato se vea comprometido. Familiarizarse con la política de privacidad de las herramientas de colaboración e informarse sobre las formas en que se recogen los datos antes de que la empresa comience a utilizar dichas herramientas reducirá los posibles riesgos de seguridad.

Slack Data security
Pumble Data security

Cómo prevenir los riesgos de seguridad

Una vez que te des cuenta de los posibles riesgos de seguridad relacionados con el uso profesional de la tecnología de colaboración, podrías tener la tentación de dejar de usarla. Sin embargo, eso puede ser realmente malo para tu negocio, teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas están optando por las oficinas híbridas y permitiendo a sus empleados trabajar desde casa.
En lugar de temer lo que pueda salir mal, es mejor considerar las medidas de seguridad adecuadas y dar los pasos necesarios para garantizar que la estrategia de seguridad de datos que has implementado funciona correctamente:

Implementar una estrategia de seguridad de datos

Aunque a veces no es posible adelantarse a una violación de seguridad o a un ciberataque, hay formas de minimizar las posibilidades. Un buen comienzo puede ser la implementación de un sistema integral de gestión de la seguridad que proteja los datos de tu empresa desde diversos ángulos.

Gestionar adecuadamente todos los datos

También es importante entender la naturaleza de los datos que hay que proteger y aplicar el nivel de seguridad necesario. Además, asegúrate de deshacerte de los datos antiguos o no usados de forma adecuada, incluidos los almacenados en discos duros o memorias flash.

Proporcionar al personal un equipamiento y un software adecuados

Proporcionar a tu personal equipos fiables y software de colaboración seguro reducirá el riesgo de acceso no autorizado, posibles pérdidas de datos y borrado involuntario de los mismos.

Educar a los empleados sobre la seguridad de datos

Deberías invertir el tiempo en educar a tus empleados sobre los posibles riesgos y peligros de las violaciones de la seguridad de datos. Con una orientación adecuada sobre el uso de las herramientas y aplicaciones, los empleados serán menos propensos a comprometer la información confidencial de tu empresa. En caso de posibles problemas de seguridad, como la pérdida de una contraseña o el extravío de un documento, informa a los empleados de a quién deben dirigirse para tener más instrucciones.

Seguir las últimas tendencias en seguridad de datos

La adhesión a las mejores prácticas de seguridad y la realización de controles de seguridad regulares garantizarán que tu empresa se adelante a las posibles ciberamenazas y ataques.

Informar a clientes y consumidores

Y por último, ofrecer a tus clientes información relevante sobre la seguridad de los datos y las violaciones de datos puede ayudar a mantener tu reputación y a mantener a tus clientes cerca incluso si tu empresa es víctima de una violación.

Reflexiones finales

La importancia de la seguridad de los datos y de las herramientas de colaboración para las empresas modernas no se puede negar. Aunque el aumento del trabajo remoto trajo grandes retos de seguridad y pilló a muchas empresas con la guardia baja, la situación está lejos de ser problemática. Gracias a las nuevas circunstancias de trabajo provocadas por la pandemia, muchas empresas se dieron cuenta de lo importante que es la seguridad para el éxito de sus negocios y tomaron las medidas necesarias para proteger sus datos.
Además de crear un plan detallado para garantizar la seguridad cibernética, las empresas también tienen que evaluar y actualizar constantemente sus prácticas de seguridad para poder hacer frente a posibles amenazas. Teniendo en cuenta que una gran parte de los riesgos de seguridad vienen con el uso de software de colaboración en línea, deben ser elegidos con cuidado.
En general, un sistema de seguridad fiable y actualizado, con el apoyo de un personal bien informado, controles de seguridad regulares y las herramientas de colaboración adecuadas, garantizará que las empresas estén siempre alerta y preparadas para los problemas que puedan surgir.