O que é segurança de dados?

Em uma maneira simplificada, a segurança de dados inclui todas as práticas destinadas a proteger dados digitais contra o acesso não autorizado, corrupção ou roubo. Quando falamos de segurança de dados, assumimos vários aspectos, entre os quais:

  • Segurança física (hardware e dispositivos de armazenamento)
  • Segurança de software
  • Controle administrativo e de acesso
  • Políticas e procedimentos específicos
  • Empresas e corporações modernas criam, manipulam, coletam e armazenam enormes volumes de dados diariamente. E devido à crescente popularidade dos escritórios híbridos e às consequências da pandemia, o valor dos dados aumentou, enquanto os desafios de segurança se tornaram mais sérios.
    Além disso, recentes tendências de trabalho destacaram o uso de várias ferramentas de comunicação e colaboração que tornam seus usuários e os dados que trocam alvos fáceis para cibercriminosos.

Por que a segurança de dados é importante para as empresas?

Mais e mais startups, corporações e empresas estão investindo bastante dinheiro e esforço para garantir que seus dados estejam seguros e protegidos o tempo todo. As medidas de segurança visam evitar que as empresas comprometam ou percam dados sensíveis e coloquem em risco a privacidade dos seus clientes. Aqui estão algumas das razões pelas quais as empresas devem implementar uma estratégia abrangente de segurança de dados:

  • Proteção de informações digitais: O aspecto mais importante da segurança de dados é a proteção de dados pessoais e confidenciais, como nomes de usuário e senhas.
  • Cumprimento de requisitos de conformidade de segurança: Para a maioria das empresas modernas, a proteção de dados continua sendo essencial para manter a conformidade com regulamentações nacionais, internacionais e globais, como GDPR, o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE ou ISO/IEC 27001.
  • Economizando dinheiro: Se uma empresa implementar medidas eficazes de segurança desde o início, poderá economizar muito dinheiro em caso de violação de dados ou ataque cibernético.
  • Melhorando a reputação: Estabelecer uma empresa respeitável e garantir o sucesso a longo prazo dependerá principalmente da responsabilidade social corporativa. Com uma segurança de dados eficaz, a maioria das organizações poderá ganhar a confiança do consumidor e obter uma boa reputação no mercado global, o que lhes permitirá atrair mais investidores e outros parceiros de negócios.

Segurança de dados em ferramentas de colaboração online

Então, como todas essas informações de segurança de dados se encaixam na estrutura das ferramentas de colaboração online? Bem, à medida que mais e mais empresas começam a usar várias tecnologias de colaboração, as preocupações com a segurança também aumentam. As empresas precisam trabalhar muito para garantir um ambiente de computação seguro para seus funcionários e usuários e por isso optam por investir mais em softwares de colaboração online entre outros.

Quando a pandemia atingiu o mundo em 2020, a maioria das empresas não estava preparada para o que rapidamente se tornou uma realidade para elas: a expansão do modelo de trabalho híbrido. Para evitar a fecha de seus negócios e a dispensa de seus funcionários, as empresas simplesmente tiveram que se adaptar às novas circunstâncias de trabalho e adotar as novas ferramentas que facilitariam a comunicação e a colaboração dos trabalhadores remotos.

O que são ferramentas de colaboração online?

Ferramenta de colaboração online

Mais comumente, as ferramentas de colaboração incluem aplicativos de chat em equipe e videoconferência, plataformas de compartilhamento de documentos e ferramentas de gerenciamento de projetos. Elas são projetadas para facilitar a comunicação e aumentar a produtividade. O número de usuários disparou desde o início da pandemia, tornando as tecnologias de comunicação e colaboração inestimáveis ​​para o sucesso da maioria das empresas. Por exemplo, o número de usuários ativos diariamente no Microsoft Teams aumentou de 2 milhões em 2017 para 115 milhões em 2021. O mesmo vale para o Discord e o número de usuários ativos mensalmente que atingiu 150 milhões em 2021.

As ferramentas de colaboração on-line rapidamente se tornaram um meio de comunicação predominante entre os funcionários e isso ocorre principalmente porque elas:

  • Garantem uma comunicação eficaz entre os membros da equipe
  • Aumentam os níveis de produtividade
  • Reduzem o tempo gasto em tarefas mundanas, como escrever e-mails e encontrar informações
  • Habilitam o fluxo de trabalho contínuo
  • Proporcionam a expansão do trabalho remoto
  • Promovem o espírito de equipa e a cooperação

Você sabe que sempre existem dois lados da mesma história? Bem, isso também é verdade neste caso. Apesar de seus muitos benefícios, ferramentas e aplicativos de colaboração online podem facilmente se transformar em ameaças à segurança se não forem tratados com a máxima seriedade e precisão.

Potenciais riscos decorrentes do uso de ferramentas de colaboração online

Como as plataformas de colaboração são ativamente e amplamente usadas em ambientes profissionais, a maioria dos profissionais de segurança cibernética está preocupada com os riscos para empresas e empreendimentos. Aqui estão algumas dessas preocupações:

  • Aumento dos riscos de perda ou exclusão de dados: Como muitos funcionários têm acesso a dados confidenciais e informações confidenciais, os riscos de vazamento ou exclusão intencional ou acidental de dados são maiores.
  • Grande volume de documentos, chats e outros registros de dados: À medida que mais empresas começam a usar aplicativos de bate-papo em equipe, plataformas de compartilhamento de documentos e aplicativos de videoconferência, o volume de dados trocados ou armazenados aumenta rapidamente. Em alguns casos, esses dados podem conter informações proprietárias ou confidenciais, tornando-os alvos fáceis para cibercriminosos.
  • Distribuição não autorizada de dados: Para acelerar o trabalho, os funcionários tendem a trocar senhas ou dados confidenciais por meio de ferramentas de colaboração. Isso pode aumentar a possibilidade de um ataque cibernético ou levar à violação de importantes padrões de segurança.
  • Uso de ferramentas e dispositivos pessoais não licenciados pelos funcionários: O uso de laptops, computadores ou outros dispositivos pessoais para fins relacionados ao trabalho deixa pouco espaço para o controle e pode colocar em risco toda a empresa.

Ferramentas de colaboração e coleta de dados do usuário

Um aspecto importante da segurança de dados é a coleta de dados online. Isso é particularmente relevante no contexto das ferramentas de colaboração online. Embora sejam grandes promotores de uma comunicação eficaz, eles ainda podem ser uma fonte frequente de ameaças à segurança de dados devido à negligência dos funcionários.
O que isso significa ? Bem, enquanto um número crescente de funcionários (remotos) começou a usar aplicativos de bate-papo da equipe para auxiliar na comunicação do dia-a-dia, alguns não foram instruídos o suficiente ou adequadamente sobre como usá-los. Isso pode ser problemático, pois eles tendem a trocar todo tipo de informação, tanto pessoal quanto confidencial, sem saber dos riscos que representam para seus negócios.
Além disso, a maioria dos usuários não gostam de usar seus dispositivos pessoais, como laptops ou telefones, para acessar aplicativos de bate-papo da equipe e se conectar com colegas de trabalho pode causar algum dano, algo sério como um vazamento de dados ou um ataque cibernético. No entanto, esse fenômeno tornou-se bastante comum.
Para entender melhor o impacto das ferramentas de colaboração online na privacidade e segurança do usuário, vamos dar uma olhada em duas ferramentas de colaboração populares, o Slack, o aplicativo de bate-papo em equipe mais popular, e o Pumble, uma das alternativas mais populares ao Slack.

Slack x Pumble: duas ferramentas populares de colaboração e sua segurança de dados

Para entender melhor a segurança de dados, analisaremos como o Slack e o Pumble gerenciam a segurança de dados e o tipo de informação que coletam sobre seus usuários.

Segurança de dados no Slack

Projetado para ajudar as pessoas a se conectarem e obterem as informações de que precisam, o Slack é um aplicativo de bate-papo em equipe amplamente utilizado. No entanto, apesar da sua popularidade e amplo uso, o Slack pode se tornar um risco de segurança devido à forma como coleta e processa os dados do usuário.
Por exemplo, alguns dos dados que o Slack iOS coleta de seus usuários podem estar vinculados à sua identidade, o que pode representar um risco potencial em caso de violação de dados. No caso do Slack, os dados coletados incluem:

  • Localização do usuário
  • Informações de contato
  • Conteúdo do usuário
  • Pesquisa e histórico de navegação
  • Identificador
  • Dados de uso
  • Diagnóstico

Assim, todos os dados que o Slack coleta sobre seus usuários podem ser usados ​​para identificá-los. É provável que os dados sejam compartilhados com empresas terceirizadas que comprometem os dados no caso de uma violação.
Você pode ver a política de privacidade completa do Slack e saber mais sobre como a empresa usa os dados que você decidir compartilhar com eles.

Segurança de dados no Pumble

Por outro lado, temos o Pumble, outro ótimo aplicativo gratuito de chat em equipe. Os dados coletados no Pumble incluem as seguintes informações do usuário:

  • Informações de contato
  • Conteúdo do usuário
  • Identificadores
  • Diagnósticos

De acordo com os desenvolvedores do software Pumble e com base em sua política de privacidade, o aplicativo IOS coleta apenas dados no nível básico. Isso ajuda a fornecer aos usuários do aplicativo funcionalidades essenciais e a maioria dos dados é armazenada apenas pelo tempo exigido por lei.
Além disso, o aplicativo não acessa informações como localização, pesquisas e histórico de navegação dos usuários, o que pode reduzir o risco de acesso não autorizado aos dados. Nenhum dos dados coletados é usado para anúncios direcionados ou divulgação de informações a terceiros.
Simplificando, mesmo que o telefone de um usuário seja comprometido, os cibercriminosos não poderão acessar os dados confidenciais coletados pelo Pumble ou descobrir qualquer informação pessoal sobre o usuário.

Comparação entre Slack e Pumble, com base na sua segurança de dados

Se fizermos uma comparação entre os dois aplicativos de bate-papo, podemos concluir que o Pumble é uma ótima alternativa ao Slack pois é uma solução de comunicação mais segura em termos de coleta de dados. Além disso, o Slack não oferece hospedagem própria, o que pode desempenhar um papel crucial na proteção dos dados de uma empresa.
Quanto menos dados um aplicativo coletar sobre seus usuários, menor será a chance dos dados serem comprometidos. Familiarizar-se com a política de privacidade das ferramentas de colaboração e informar-se sobre como seus dados são coletados antes que sua empresa comece a usar essas ferramentas ajudará a reduzir possíveis riscos de segurança.

Segurança de dados do Slack
Segurança de dados do Pumble

Como prevenir riscos de segurança

Depois de tomar conhecimento dos possíveis riscos de segurança associados ao uso profissional de tecnologias de colaboração, você pode ficar tentado a parar de usá-las. Ainda assim, pode ser ruim para o seu negócio, já que a maioria das empresas está migrando para escritórios híbridos e permitindo que seus funcionários trabalhem de casa.
Em vez de se preocupar com o que pode dar errado, é melhor considerar as medidas de segurança apropriadas e necessárias para garantir que a estratégia de segurança de dados que você implementou funcione bem:

Implementar uma estratégia de segurança de dados

Embora às vezes não seja possível prever uma violação de segurança ou um ataque cibernético, existem maneiras de minimizar os riscos. Um bom começo pode ser a implementação de um sistema de gerenciamento de segurança abrangente que proteja os dados da sua empresa de vários ângulos.

Gerenciar adequadamente todos os dados

Também é importante entender a natureza dos dados que devem ser protegidos e aplicar o nível de segurança necessário. Além disso, certifique-se de descartar adequadamente os dados antigos ou não utilizados incluindo aqueles armazenados em discos rígidos ou unidades USB.

Fornecer equipamento e software adequados

Ao fornecer à sua equipe equipamentos confiáveis e software de colaboração seguro, você reduzirá o risco de acesso não autorizado, possíveis vazamentos de dados e exclusão não intencional de dados.

Educar os funcionários sobre segurança de dados

Você deve investir tempo treinando seus funcionários. Com orientação adequada sobre como usar ferramentas e aplicativos, os funcionários estarão menos propensos a comprometer as informações confidenciais de sua empresa. No caso de possíveis problemas de segurança, como perda de senha ou extravio de documento, informe aos funcionários quem eles devem entrar em contato para obter mais instruções.

Seguir as últimas tendências em segurança de dados

Ao aderir às melhores práticas de segurança e realizar verificações de segurança regulares, você garante que sua empresa esteja um passo à frente de ameaças cibernéticas e possíveis ataques.

Informar clientes e consumidores

Finalmente, forneça informações relevantes a seus clientes sobre segurança e violações de dados para manter sua reputação e seus clientes próximos, mesmo que sua empresa sofra uma violação.

Considerações finais

Não há como negar a importância da segurança de dados e das ferramentas de colaboração para as empresas modernas. Embora o aumento do trabalho remoto tenha causado sérios problemas de segurança e pego muitas empresas desprevenidas, a situação está longe de ser problemática. Graças às novas condições de trabalho trazidas pela pandemia, muitas empresas perceberam a importância da segurança para o sucesso de suas atividades e adotaram as medidas necessárias para proteger seus dados.
Além de desenvolver um plano detalhado para garantir a segurança cibernética, as empresas também devem avaliar e atualizar continuamente suas práticas de segurança para que possam lidar com possíveis ameaças. Uma vez que grande parte dos riscos de segurança estão associados ao uso de software de colaboração online, eles devem ser escolhidos com cuidado.
No geral, um sistema de segurança confiável e atualizado, apoiado por uma equipe experiente, verificações regulares de segurança e ferramentas de colaboração corretas permitirão que as empresas estejam sempre alertas e preparadas para quaisquer problemas que possam surgir.